آموزش گذاشتن رمز و پسورد برای فایل های ورد و PDF

آموزش سریع و آسان گذاشتن رمز و پسورد برای فایل های ورد و PDF با استفاده از نرم افزار ورد را از فرازسافت بخوانید و یکبار برای همیشه آن را یاد بگیرید.

آموزش گذاشتن رمز و پسورد برای فایل های ورد و PDF

آموزش گذاشتن رمز و پسورد برای فایل های ورد و PDF

امروزه بیشتر از فرمت PDF برای ذخیره کردن اسناد و مقالات استفاده می شود. زیرا هنگامی که فایل را در قالب پی دی اف ذخیره می کنید حجم کمتری را خواهد داشت و ارسال آن نیز راحت تر خواهد بود. گاهی ممکن است که شما بخواهید از مقالات و یا پروژه های خود که در قالب سند Word و یا PDF ذخیره کرده اید محافظت و تنها در صورت اجازه شما قابلیت خواندن داشته باشند. به همین منظور شما می توانید بر روی فایل های پی دی اف و ورد خود رمز و پسورد قرار دهید.

برنامه های زیادی برای انجام این کار وجود دارند. اما شما می توانید با استفاده از نرم افزار ورد به راحتی این کار را انجام دهید. Microsoft Word به شما اجازه خواهد داد تا اسناد ورد و فایل های پی دی اف خود را رمزگذاری کنید و کسی نتواند آن را مشاهده کند مگر آنکه رمز و پسورد را در اختیار داشته باشد. در این مقاله آموزشی از فرازسافت به آموش نحوه گذاشتن رمز و پسورد برای فایل های ورد و PDF با استفاده از نرم افزار ورد می پردازیم. به شما آموزش خواهیم داد که چگونه می توانید بر روی فایل های ورد و پی دی اف خود رمز قرار دهید تا از آن ها محافظت کنید. پس در ادامه با ما همراه باشید.

همچنین بخوانید: چگونه بدون هک شدن فایل های ورد را باز کنیم؟ (فایل های آفیس ویروسی)

نحوه گذاشتن رمز و پسورد برای فایل های ورد و PDF با استفاده از ورد

اولین سوالی که احتمال دارد که ذهن شما را به خود درگیر کند این است که چگونه می توانید با استفاده از نرم افزار ورد بر روی اسناد و فایل های Word و پی دی اف خود رمز بگذارید و امنیت آن را بالا ببرید؟

در گذشته مایکروسافت ورد در زمینه قرار دادن رمز و پسورد بر روی فایل ها چندان موفق عمل نکرده است. برای مثال در Word 2003 طرح رمزگذار بسیار ضعیف بود. در مایکروسافت ورد ۲۰۰۳ و یا نسخه های قبلی ورد اگر آن را امتحان کنید شما می توانید به رمز عبور به راحتی با استفاده از نرم افزار کرک دسترسی داشته باشید. اما شرکت مایکروسافت در Word 2007 این ویژگی را ارتقا داد. مایکروسافت ورد ۲۰۰۷ با استفاده از رمز گذار استاندارد پیشرفته (AES) به یک کلید ۱۲۸ بیتی تبدیل شده است. این به آن معنی است که شما می توانید از آن برای رمزگذاری های قوی بر روی هر سند ورد و یا پی دی اف استفاده کنید.

نکته ۱:

همچنین در مایکروسافت ورد این قابلیت وجود دارد که شما می توانید پسورد و رمز قرار داده شده بر روی سند خود را ویرایش و یا حذف کنید. استفاده از این قابلیت این امکان را می دهد تا کاربران بتوانند فایل را ویرایش کنند.

نکته ۲:

گذاشتن رمز و پسورد روی فایل  PDF با استفاده از ورد بسیار خوب کار خواهد کرد اگر شما سند خود را با فرمت های جدید مانند .docx ذخیره کنید. اما در صورتی که سند خود را با فرمت های قدیمی مانند  .doc ذخیره کنید که با نسخه های ۲۰۰۳ و قبل از آن سازگار است، رمزگذاری امن نخواهد بود. توجه کنید تا هنگامی که فایل های خود را با فرمت های جدید آفیس ذخیره کنید و گزینه Encrypt with Password را به جای گزینه Restrict Editing انتخاب کنید رمزگذاری اسناد شما از امنیت بالایی برخوردار خواهند بود.

نحوه حفاظت از رمز و پسورد فایل های ورد و پی دی اف

برای حفاظت از یک سند آفیس باید مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید:

 مرحله اول:

ابتدا باید آن را در یک فایل ورد، اکسل، پاورپوینت و یا اکسس باز کنید. سپس، بر روی منو فایل در بالای گوشه سمت چپ کلیک کنید. خب حالا در بخش Info بر روی گزینه Protect Document کلیک کرده و سپس Encrypt with Password را انتخاب کنید.

نحوه حفاظت از رمز و پسورد فایل های ورد و پی دی اف

نحوه حفاظت از رمز و پسورد فایل های ورد و پی دی اف

در مایکروسافت ورد این کار توسط گزینه Protect Document انجام می شود اما در برنامه های دیگر چیزی شبیه این گزینه می باشد. برای مثال در مایکروسافت اکسل از گزینه Protect Workbook و در مایکروسافت پاورپوینت از گزینه Protect Presentation استفاده می شود. همچنین در مایکروسافت اکسس شما در بخش Info تنها از گزینه Encrypt with Password استفاده خواهید کرد. در نهایت روش و مراحل کار در همه برنامه ها به یک صورت خواهد بود.

نکته ۱:

توجه داشته باشید که اگر می خواهید ویرایش سند خود را محدود کنید، شما باید گزینه Restrict Editing را انتخاب کنید. اما توجه داشته باشید که این کار امن نخواهد بود و به راحتی می توان به رمز دسترسی پیدا کرد. پس سعی کنید که همیشه کل سند را رمزگذاری کنید.

مرحله دوم:

خب در این مرحله شما باید رمز و پسورد مورد نظر خود را وارد کنید. سعی کنید رمز عبور قوی را انتخاب کنید تا به راحتی قابل یافتن و دسترسی نباشد.

نکته ۲:

دقت داشته باشید که رمز عبور خود را در جایی امن یادداشت کنید تا آن را به خاطر داشته باشید. زیرا با فراموش کردن رمز خود دسترسی به سند خود را از دست خواهید داد.

هنگامی که سند رمزگذاری می شود، بر روی صفحه اطلاعات این پیغام A password is required to open this document را مشاهده خواهید کرد. برای بار دوم که سند خود را باز کنید، کادر Enter password to open file برای شما باز خواهد شد. شما باید پسورد خود را وارد کنید. در صورتی که پسورد را اشتباه وارد شود، به سند دسترسی نخواهید داشت و برای شما باز نخواهد شد.

نحوه حفاظت از رمز و پسورد فایل های ورد و پی دی اف

نحوه حفاظت از رمز و پسورد فایل های ورد و پی دی اف

برای حذف کردن رمز عبور یک سند، مانند قبل بر روی منو File کلیک کرده و در بخش Info بر روی گزینه Protect Document کلیک کنید و در نهایت گزینه Encrypt with Password را انتخاب کنید. خب اکنون کلمه عبور را پاک کرده و هیچ چیزی دیگری را در کادر وارد نکنید. سپس، بر روی گزینه Ok کلیک کنید. به این ترتیب رمز عبور حذف خواهد شد.

نحوه حفاظت از رمز و پسورد فایل های ورد و پی دی اف

نحوه حفاظت از رمز و پسورد فایل های ورد و پی دی اف

نحوه گذاشتن رمز و پسورد بر روی فایل های PDF

همچنین شما می توانید با استفاده از مایکروسافت ورد، اکسل و پاورپوینت یک فایل پی دی اف را رمزگذاری کنید. برای انجام این کار کافی است که گام های زیر را دنبال کنید.

گام ۱:

نخست سند ورد را باز کنید. سپس بر روی تب File کلیک کرده و گزینه Export را انتخاب کنید. خب حالا بر روی گزینه Create PDF/XPS کلیک کرده تا سند ورد شما به عنوان یک فایل پی دی اف ذخیره شود.

نحوه گذاشتن رمز و پسورد بر روی فایل های PDF

نحوه گذاشتن رمز و پسورد بر روی فایل های PDF

گام ۲:

اکنون بر روی گزینه Options که در پایین پنجره ظاهر شده قرار دارد، کلیک کنید. سپس، در کادر محاوره ای Options، تیک گزینه Encrypt the document with a password فعال کرده و بر روی گزینه OK کلیک کنید.

نحوه گذاشتن رمز و پسورد بر روی فایل های PDF

نحوه گذاشتن رمز و پسورد بر روی فایل های PDF

گام ۳:

خب اکنون رمز مورد نظر خود را وارد کرده و سپس بر روی گزینه Ok کلیک کنید. حال نام فایل مورد نظر خود را نیز وارد کرده و بر روی گزینه Publish کلیک کنید. به این ترتیب فایل PDF شما با استفاده از نرم افزار Word رمزگذاری خواهد شد.

نحوه گذاشتن رمز و پسورد بر روی فایل های PDF

نحوه گذاشتن رمز و پسورد بر روی فایل های PDF

نکته:

توجه داشته باشید که در صورت فراموشی رمز و پسورد فایل پی دی اف خود شما نمی توانید به فایل دسترسی داشته باشید. پس حتما رمز عبور خود را در جایی امن ذخیره و نگه داری کنید. هنگامی که فایل PDF را باز کنید از شما خواسته می شود که رمز عبور را وارد کنید و شما باید گذرواژه مورد نظر خود را وارد کنید. به این ترتیب فایل برای شما باز و قابل دسترسی خواهد بود.

نحوه گذاشتن رمز و پسورد بر روی فایل های PDF

نحوه گذاشتن رمز و پسورد بر روی فایل های PDF

از این ویژگی نرم افزار ورد شما می توانید برای حفاظت از فایل های حساس و مهم خود استفاده کنید. بخصوص اگر فایل های خود را بر روی USB و یا سرویس های ذخیره آنلاین مانند Microsoft OneDrive ذخیره می کنید.

با یکی دیگر مقاله های آموزشی فرازسافت در خدمت شما بودیم. در این مقاله آموزشی به آموزش نحوه گذاشتن رمز و پسورد برای فایل های ورد و PDF با استفاده از نرم افزار ورد پرداختیم. به شما یاد دادیم که چگونه می توانید با استفاده از نرم افزار Word بر روی فایل های مهم و امنیتی خود پسورد قرار دهید و از آن ها محافظت کنید. امیدواریم که این آموزش نیز مورد توجه شما قرار گرفته باشد. با دیگر آموزش ها و محصولات ما در فرازسافت همراه باشید.

تایپ هوشمند

ساعت ها در وقت و انرژی خود صرفه جویی کنید!


ارسال شده در آموزش سریع و آسان نرم افزار ورد WORD, مقالات سایت.

دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.