آموزش گام به گام نوشتن نامه اداری

آموزش نوشتن نامه اداری، چگونه باید یک نامه اداری را بنویسیم؟ هر آنچه را که باید در ساختار و نگارش یک نامه اداری بدانید، در این مقاله بخوانید.

نحوه نوشتن نامه اداری با دیگر نامه ها فرق دارد، اکثر سازمان ها و شرکت های اداری برای مکاتبه بین سازمانی و یا اعضای سازمان از نامه های اداری استفاده می کنند. همچنین شما اگر از سازمان یا اداره ای درخواست دارید باید درخواست خود را به صورت یک نامه اداری و رسمی بنویسید و به سازمان مربوطه ارائه دهید. نوشتن نامه اداری دارای ساختار و نگارش خاص خود می باشد و بیشتر از نرم افزار ورد برای نوشتن این نامه ها استفاده می شود.

در این مقاله آموزشی از فرازسافت ما قصد داریم شما را با اصول کامل، ساختار و نگارش نوشتن نامه اداری آشنا سازیم تا به راحتی بتوانید یک نامه اداری را بنویسید و آماده سازید. پس در ادامه با ما همراه باشید.

خواندن این مقاله نیز می تواند برای شما مفید باشد: آموزش ساخت پرسشنامه آنلاین (سریع و آسان)

نحوه نوشتن نامه اداری

برای نوشتن و آماده سازی یک نامه اداری شما باید از اصول خاصی پیروی کنید، به همین منظور در بخش اول از این مقاله آموزشی قصد داریم که شما را با این اصول آشنا سازیم. به صورت کلی یک نامه اداری از بخش های زیر تشکیل می شود:

۱- ادب و احترام

هنگامی که یک نامه اداری را آماده می کنید باید در آن نهایت ادب و احترام را رعایت کنید و مخاطب مورد نظر را با عناوینی مانند ” سرکار خانم/ جناب آقای” مورد خطاب قرار دهید. برای مثال:

مدیریت محترم … (در جای خالی شما باید نام سازمان یا شرکت مربوطه را بنویسید)

سرکار خانم / جناب آقای (نام مخاطب نامه)

با عرض سلام و خسته نباشید

۲- مقدمه نامه اداری

بخش دوم که در هنگام نوشتن نامه اداری باید به آن توجه داشته باشید مقدمه نامه است. این بخش از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و باید به آن توجه داشته باشید. در این بخش شما باید ذهن مخاطب خود را برای دریافت یا پذیرش درخواست یا پیام خود آماده سازید، زیرا شما نمی توانید یکباره درخواست خود را مطرح ذهن مخاطب را آشفته سازید.

۳- پیام اصلی نامه

از دیگر بخش های مهم نامه اداری، پیام اصلی نامه می باشد که باید برای نوشتن این بخش نهایت دقت خود را بکار گیرید تا در خواست خود را واضح و هدف خود را از ارسال نامه به مخاطب خود منتقل کنید. برای نوشتن این بخش سعی کنید از گزافه گویی بپرهیزید و درخواست خود را روشن بیان نمایید و تا حد امکان مختصر، کوتاه و ساده پیام خود را منتقل کنید.

۴- نتیجه گیری

در هنگام نوشتن این بخش نیز باید دقت خود را بکار ببرید و باید به صورتی آن را بنویسید که مخاطب خود را ترغیب کنید تا درخواست شما را انجام دهد. در این بخش شما می توانید دلیل انجام هدف و تاکید درخواست خود را بنویسید. سعی کنید این بخش زیاد طولانی نشود.

۵- سپاسگزاری

آخرین بخش از نامه اداری، شامل سپاسگزاری است. شما می توانید از قالب زیر برای نوشتن این بخش استفاده نمایید:

از مساعدت و همکار شما سپاسگزارم

(نام شما/ شرکت)

(سمت سازمانی شما)

(امضا)

در هنگام نوشتن نامه اداری باید به چه نکاتی توجه داشته باشیم؟

علاوه بر اصولی که در بالا برای نوشتن یک نامه اداری باید رعایت کنید، شما باید به نکاتی نیز توجه داشته باشید. این نکات شامل موارد زیر است:

• سعی کنید برای نوشتن نامه از زبان رسمی استفاده کنید و از نوشتن نامه به زبان عامیانه بپرهیزید.
• بعد از اتمام نامه، چند بار نامه را بخوانید و اطمینان حاصل کنید که هیچ غلط املایی در آن وجود ندارد و یا در صورت وجود آن را ویرایش و اصلاح نمایید.
• همانطور که قبلا نیز اشاره شد، متن اصلی باید به زبان ساده، صریح و واضح بیان شده باشد و از گزافه گویی خودداری شود.
• نامه را باید با فونت رسمی بنویسید و آماده کنید.
• در ابتدا نامه شماره، تاریخ و اینکه آیا نامه دارای پیوست است یا خیر، درج نمایید.
• اگر نامه را برای شخص می نویسید که دارای سمت بالاتری از شما است سعی کنید از واژه ” به استحضار می رساند” استفاده کنید. اگر هم رده شما است “به آگاهی می رساند” را بکار ببرید و اگر مخاطب یا سازمانی که مورد خطاب قرار می دهید زیر دست شما است باید از واژه “به اطلاع می رساند” استفاده کنید.

همانطور که می دانید برای آماده سازی و نوشتن یک نامه اداری معمولا از نرم افزار ورد استفاده می شود. در ادامه این مقاله شما را با نحوه نوشتن نامه اداری با استفاده از نرم افزار ورد آشنا خواهیم ساخت. پس همچنان با ما همراه باشید.

نحوه نوشتن نامه اداری با استفاده از مایکروسافت ورد

برای نوشتن نامه اداری در مایکروسافت ورد شما باید گام های زیر را به ترتیب دنبال کنید.

گام اول:

ابتدا نرم افزار ورد خود را باز کنید. سپس بر روی تب File کلیک کرده و در منو ظاهر شده سمت چپ گزینه Options را انتخاب نمایید. اکنون پنجره Word Options برای شما ظاهر خواهد شد. در منو سمت چپ بر روی گزینه Advanced کلیک کرده و به قسمت Display بروید. در این بخش بر روی منوی گزینه Show measurements in units of کلیک کرده و گزینه Centimeters انتخاب کنید. در نهایت برا اعمال تغییرات بر روی گزینه Ok کلیک نمایید.

گام دوم:

خب اکنون بر روی تب View کلیک کرده و در بخش Show تیک گزینه Ruler را بزنید تا خطکش داخلی برای شما نمایش داده شود.

گام سوم:

در این بخش شما باید اندازه صفحه ورد خود را تنظیم کنید. برای این کار به تب Layout بروید و بر روی منو کشویی گزینه Size کلیک کنید. حال در منو ظاهر شده گزینه A4 را انتخاب نمایید.

گام چهارم:

اکنون به تب Home بر گردید و در بخش Paragraph بر روی گزینه راست چین کلیک کرده تا جهت نوشتن را را برای شروع تایپ زبان فارسی تنظیم کنید.

گام پنجم:

از آنجایی که نامه های اداری دارای حاشیه هستند شما باید کادر بندی صفحه را تنظیم کنید. با استفاده از خط کش ظاهر شده در صفحه، به اندازه ۲ سانتی متر از چپ و راست کادر را تنظیم کنید. این کار کافی است نشانگر موس را بر روی علامت هایی که در تصویر زیر نشان داده شده است قرار دهید و به اندازه ۲ سانتی متر جا به جا کنید.

در نهایت می توانید نامه خود را تایپ کنید.

مراحل تایپ نامه اداری به صورت کامل

اکنون برای نوشتن نامه اداری باید مراحل زیرا به صورت مرتب دنبال نمایید.

مرحله اول:

برای نوشتن بیشتر نامه های اداری از فونت B Nazanin استفاده می شود. شما نیز برای شروع تایپ خود فونت B Nazanin را انتخاب  اندازه را بر روی ۲۲ تنظیم کنید. 

مرحله دوم:

اکنون شما باید بسمه تعالی را وسط چین نمایید برای انجام این کار، آن را انتخاب کرده و در بخش Paragraph بر روی Center کلیک کنید.

مرحله سوم:

حال شما باید متن درخواستی یا اصلی خود را تایپ کنید. توجه داشته باشید که اندازه فونت متن باید نسبت به خطوط بالا کوچکتر باشد. برای مثال ما اندازه را بر روی ۱۲ قرار می دهیم.

مرحله چهارم:

در این مرحله شما باید شماره و تاریخ نامه را ایجاد کنید. برای این کار به تب Insert بروید و در بخش Header & Footer نوع نمایش مورد نظر برای تاریخ و شماره را انتخاب نمایید. برای مثال ما گزینه اول را انتخاب می کنیم. در نهایت تاریخ، شماره و پیوست را وارد کنید. به این ترتیب نوشتن نامه اداری به تمام خواهد رسید.

جمع بندی

با یکی دیگر از مقالات آموزشی سایت فرازسافت در خدمت شما بودیم. در این مقاله به آموزش نحوه نوشتن نامه اداری پرداختیم و به شما یاد دادیم که چگونه می توانید یک نامه اداری را به صورت کامل تایپ کنید. امیدواریم که این مقاله نیز مورد توجه شما قرار گرفته باشد. همچنین شما می توانید با مراجعه به بخش آموزش ورد در سایت فرازسافت از مطالب کاربردی و مفید این بخش استفاده کنید و کار کردن با مایکروسافت ورد را به صورت کامل یاد بگیرید.