در هر شرکت و مجموعه بزرگ یا کوچکی که مشغول به کار باشید، به گزارش نویسی و استفاده از انواع گزارش‌ها نیاز خواهید داشت. گزارش در واقع یک سند است که به شما کمک می‌کند جنبه‌های مختلف کارتان را بررسی کنید، ایرادهای کار را پیدا کنید و برای آینده برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید.

از طرف دیگر، زمان نوشتن گزارش‌های کاملا متنی گذشته است! یک گزارش خوب و حرفه‌ای به جای این که صفحه‌ها متن خشک و طولانی داشته باشد، از متن حداقل استفاده را می‌کند و اطلاعات مهم را به صورت بصری، یعنی با کمک نمودار و اینفوگرافیک نمایش می‌دهد. با این که تهیه گزارش بصری کار سختی به نظر می‌رسد، باید بدانید که نرم افزارهای ساده‌ای مثل پاورپوینت وجود دارند که با کمک آن‌ها می‌توانید گزارش‌های مناسبی تهیه کنید.

در ادامه این مقاله از اهمیت گزارش نویسی صحبت می‌کنیم و گام‌های اولیه ساخت گزارش حرفه‌ای با پاورپوینت را بررسی خواهیم کرد.

چرا گزارش نویسی مهم است؟

تهیه گزارش از جنبه‌های مختلفی برای کسب‌وکارها و به خصوص سازمان‌ها اهمیت دارد. در سایت آکادمی اینفوگرام درباره اهمیت گزارش نویسی و اینکه گزارش نویسی چیست می‌خوانیم:

یک گزارش حرفه‌ای با مشخص کردن داده‌های مختلف، امکان بررسی مشکلات را در سازمان ایجاد می‌کند. در واقع با اصول گزارش نویسی پیدا کردن موانعی که رسیدن به اهداف را مشکل کرده‌اند، آسان‌تر خواهد شد.

نتیجه عملکرد سازمان یا افراد در دوره زمانی مشخص، در گزارش‌ها به صورت نمودارها، جداول و سایر ابزارهای اینفوگراف نمایش داده می‌شود. همین امر به مدیران در اتخاذ تصمیم‌های متناسب با ادامه روند فعالیت کمک خواهد کرد.

بسیاری از مواقع، تصمیمات مناسبی برای رسیدن به مقاصد اتخاذ نشده است. در این شرایط وجود یک گزارش ماهانه چشم‌انداز مناسبی از آینده و روند حرکت افراد مشخص خواهد کرد و اگر لازم باشد، تغییراتی انجام می‌پذیرد.

به این ترتیب داشتن یک گزارش حرفه‌ای  مانند نقشه راهی است که مسیر رسیدن شما به اهداف سازمان را مشخص می‌کند.

استفاده از پاورپوینت برای تهیه گزارش

شاید تا امروز پاورپوینت را تنها به چشم نرم افزاری برای ارائه مطلب دیده باشید ولی واقعیت این است که کاربردهای این نرم افزار بسیار گسترده‌تر از یک ارائه ساده هستند. آکادمی اینفوگرام موارد زیر را به عنوان کاربردهای پاورپوینت ذکر کرده است:

• ارائه تجاری جهت معرفی محصول
• ارائه تجاری جهت معرفی خدمات
• اسلایدهای آموزشی برای کلاس‌های درس یا کنفرانس‌ها
• پرزنتیشن علمی برای ارائه پروژه و پایان نامه
• اسلایدهای شخصی یا خانوادگی
• ساخت نقشه ذهنی
• ارائه پروژه‌های کاری
• ارائه گزارش
• ارائه تقویم‌های کاری یا آموزشی

ارائه گزارش یکی از کارهای مهمی است که می‌توانید با استفاده از پاورپوینت انجام بدهید. می‌توانید این کاربرد را با سایر ویژگی‌های پاورپوینت تلفیق کنید تا در نهایت گزارش ایده‌آلی برای ارائه داشته باشید. گزارش شما لازم نیست در قالب یک دفترچه چاپی تحویل داده شود بلکه می‌توانید پس از تهیه پاورپوینت، آن را به صورت pdf در بیاورید و ارسال کنید. مزیت استفاده از پاورپوینت در گزارش نویسی این است که دیگر لازم نیست برای ارائه دادن یک فایل جداگانه تهیه کنید.

در ادامه ترفندهایی را مرور می‌کنیم که در آموزش پاورپوینت وجود دارند و برای تهیه یک گزارش خوب ضروری هستند.

۱- استفاده از نمودار

به جای استفاده از جدول‌های خسته‌کننده، می‌توانید داده‌ها و آمار را با کمک نمودارهای پاورپوینت به تصویر بکشید. برای این کار…

• به زیرمنوی insert بروید.
• از قسمت illustrations گزینه charts را انتخاب کنید.
• نمودار مورد نظرتان را انتخاب کنید.
• داده‌ها را در نمودار وارد کنید.

در اینجا مهم است که نوع نمودار را با توجه به نوع داده‌هایتان انتخاب کنید. به عنوان مثال برای ارائه گزارش درباره میزان فروش در طی یک سال گذشته، نمودار خطی گزینه مناسبی است؛ در حالی که برای مقایسه هزینه بخش‌های مختلف سازمان باید از نمودار ستونی استفاده کنید

۲- استفاده از فلوچارت

برای نشان دادن فرآیندها و سلسله مراتب در گزارش، از فلوچارت‌های پاورپوینت استفاده کنید که در قسمت Smart Art در دسترس هستند. برای این کار…

• به زیرمنوی insert بروید.
• از قسمت illustrations گزینه Smart Art را انتخاب کنید.
• از لیستی که نمایش داده می‌شود روی Hierarchy بروید.
• فلوچارت مورد نظرتان را انتخاب کنید.

۳- استفاده از هویت بصری سازمان

یکی از مواردی که نشان می‌دهد شما یک گزارش حرفه‌ای تهیه کرده‌اید، توجه به هویت بصری سازمانتان است. برای رعایت کردن این نکته باید دو کار را انجام بدهید. اولین کار، قرار دادن لوگوی سازمان در تمام اسلایدهاست. این کار را می‌توانید به صورت جداگانه برای هر اسلاید انجام بدهید اما راه بهتر استفاده از نمایش slide master است. نمایش اسلاید مستر از مسیر View-Slide Master در دسترس است. برای قرار دادن لوگو در پایین اسلایدها از طریق اسلاید مستر، در مقاله آموزش ساخت اسلاید حرفه ای در پاورپوینت آکادمی اینفوگرام می‌خوانیم:

۱- در نمایش slide master به منوی insert بروید.
۲- از مسیر pictures-this device فایل png لوگو را در اسلاید اول قرار بدهید.
۳- اندازه لوگو را به اندازه دلخواهتان تغییر بدهید.
۴- مکان لوگو را در اسلاید مشخص کنید (معمولا پایین اسلاید‌ها گوشه سمت چپ یا راست مکان مناسبی است)
۵- نمایش اسلاید مستر را ببندید.

همچنین بهتر است از پالت رنگ سازمان برای تعیین تم رنگ پاورپوینت استفاده کنید. تم رنگ از طریق این مسیر در دسترس است:

۱- به نمایش اسلاید مستر بروید.

۲- مطمئن باشید روی بالاترین اسلاید هستید.

۳- به قسمت colors بروید.

۴- در انتهای فهرست روی گزینه customize colors کلیک کنید.

۵- رنگ‌ها را مطابق تصویر زیر انتخاب کنید.

۴- استفاده از آیکون‌ها

ارزش یک تصویر بیشتر از هزاران کلمه است! حتی موقع تهیه گزارش هم نباید این موضوع را از یاد ببرید. آیکون‌ها تصاویر گرافیکی ساده‌ای هستند که می‌توانند به عنوان نماد برای نمایش دادن یک مفهوم به کار بروند. به عنوان مثال به جای استفاده از کلمه «فروش» در ارائه گزارش، از یک آیکون مرتبط به شکل سکه یا اسکناس استفاده کنید.

اگر از نسخه ۲۰۱۹ پاورپوینت استفاده می‌کنید، آیکون‌های از پیش آماده خود پاورپوینت از مسیر زیر در دسترس شما هستند:

Insert

Illustrations

Icons

اگر هم این نسخه پاورپوینت را ندارید یا کتابخانه آیکون پاورپوینت به نظرتان مناسب نیست می‌توانید از سایت‌های دانلود رایگان آیکون مانند flaticon استفاده کنید.

سخن آخر

تهیه گزارش ممکن است در نگاه اول کاری خسته‌کننده به نظر برسد اما با دانستن اصول تهیه گزارش حرفه‌ای با استفاده از پاورپوینت، در انتها هم گزارش جذاب‌تری خواهید داشت و هم فرایند تهیه گزارش برای شما تبدیل به یک فعالیت سرگرم‌کننده و جذاب می‌شود.