آموزش طراحی یک کوئری ساده در مایکروسافت اکسس

آموزش طراحی یک کوئری ساده در مایکروسافت اکسس را هم اکنون از فراز سافت بخوانید تا بتوانید به سادگی یک کوئری را با استفاده از یک جدول طراحی کنید.

آموزش طراحی یک کوئری ساده در مایکروسافت اکسس

قدرت واقعی یک پایگاه داده رابطه ای با توانایی فراخوانی و تحلیل داده ها را با استفاده از کوئری دارد. کوئری ها (پرس و جو- Query) این امکان را فراهم می کنند تا اطلاعات را از یک یا چند جدول بر اساس مجموعه ای از شرایط جستجو خارج کنید.

مایکروسافت اکسس حجم زیادی از داده ها را به صورت یک یا چند جدول ذخیره می کند. اگر چه مرتب سازی و فیلتر کردن داده ها روش هایی آسان برای کار با داده ها هستند، اما هنگامی که می خواهیم اطلاعات خاصی را از پایگاه داده ها استخراج کنیم استفاده از آن ها کار بسیار دشواری است.

بنابراین مایکروسافت اکسس ابزار قدرتمندی را به نام کوئری طراحی کرده است. که این ابزار می تواند کارهای مربوط به استخراج اطلاعات از پایگاه داده را انجام دهد.

در این مقاله آموزشی، به آموزش طراحی یک کوئری ساده در مایکروسافت اکسس می پردازیم. به شما یاد خواهیم داد که چگونه با استفاده از جدول پایگاه داده ها یک کوئری ساده را ایجاد کنید. پس در ادامه با ما همراه باشید.

این آموزش هم می تواند برای شما مفید باشد: آموز گام به گام نحوه تهیه گزارش در مایکروسافت اکسس

کوئری (Query) چیست؟

کوئری ها (پرس و جو) روش جستجو و پردازش داده از یک یا چند جدول در مایکروسافت اکسس هستند. اجرای کوئری های دقیقاً همانند زمانی است که شما یک سؤال کلی و یا مفصل را از یک پایگاه داده می پرسید. وقتی کوئری را در مایکروسافت اکسس ایجاد می کنید، در حقیقت شما یک سری شرایط مشخص را برای جستجو مشخص می کنید تا آن داده ای را که واقعاً به دنبال آن هستید را پیدا کنید.

کاربرد کوئری در مایکروسافت اکسس

کوئری ها بسیار قدرتمندتر از جستجوهای ساده یا فیلترهایی هستند که ممکن است برای یافتن داده ها در یک جدول استفاده کنید. زیرا کوئری های می توانند به طور همزمان بر روی چندین جدول کار کنند. برای مثال، در حالی که در جدول مشتریان (Customer) برای پیدا کردن نام مشتری جستجو می کنید، می توانید به طور همزمان داده های جدول سفارشات را برای پیدا کردن سفارشات صادر شده در هفته جاری نیز فیلتر کنید.

توجه داشته باشید که شما نمی توانید همزمان مشتریان و سفارشات را در کنار هم مشاهده کنید. اما به سادگی می توانید با اجرای یک کوئر اسم و شماره تلفن هر مشتری را که در طی هفته جاری سفارش داشته است را پیدا کنید.

اگر کوئر به خوبی طراحی شود اطلاعاتی در اختیار کاربر قرار می دهد که ممکن است پیدا کردن آن ها به صورت دستی کار بسیار دشواری باشد و هم چنین نیاز به بررسی جداول زیادی نیز داشته باشد.

نمای طراحی کوئری ساده در مایکروسافت اکسس

هنگامی که شما کوئری را ایجاد می کنید، نتایج آن در جدولی نشان داده می شود. اما شما می توانید در هنگام ساختن یک کوئر از نماهای دیگر نیز استفاده کنید. این نما را نمای طراحی (Design View) کوئری می گویند. با استفاده از این نما شما می توانید ساختار کوئری را در آن تعیین کنید. در تصویر زیر شما می توانید بخش های مختلف نمای طراحی کوئری را مشاهده کنید.

نمای طراحی کوئر

نحوه ساخت یک کوئر ساده از یک جدول

برای اینکه با نحوه ساخت یک کوئری آشنا شوید، ابتدا کار خود را با ساده ترین نوع کوئری یعنی ایجاد کوئری از یک جدول آغاز می کنیم. شما می توانید بر روی چند جدول به طور همزمان یک کوئر ایجاد کنید.

برای مثال ما می خواهیم یک کوئر بر روی جدول مشتری از پایگاه داده ایجاد کنیم. ما فرض می کنیم که قنادی ما قرار است یک مراسم خاصی را برگزار کند و می خواهیم مشتریانی را که در محدوده قنادی زندگی می کنند، دعوت کنیم. چرا که امکان حضور این مشتریان در مراسم بیشتر است. بنابراین ما نیاز داریم که لیستی از افرادی را داشته باشیم که در نواحی نزدیک قنادی زندگی می کنند و همچنین این افراد مشتری قنادی ما نیز باشند.

پس ما تنهای مشتریانی را می خواهیم که در شهر Raleigh زندگی می کنند. پس در فیلد شهر (City) عبارت Raleigh را جستجو می کنیم. کد پستی این افراد را به عنوان معیار دیگر برای دعوت به مراسم در نظر می گیریم.

شاید شما فکر کنید که این کار دقیقا شبیه فیلتر کردن است، بله حق با شما است. کوئری تک جدولی در حقیقت یک فیلتر پیشرفته است که بر روی یک جدول اعمال می شود.

مراحل ایجاد یک کوئری ساده در مایکروسافت اکسس

برای ایجاد یک کوئری تک جدولی شما باید مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید.

گام اول:

 در نوار ابزار اکسس بر روی تب Create کلیک کنید. سپس، به بخش Queries بروید.

مرحله دوم:

 خب حالا بر روی گزینه Query Design کلیک کنید.

مراحل ایجاد یک کوئری تک جدولی

مرحله سوم:

در این مرحله مایکروسافت اکسس به نمای طراحی کوئری منتقل خواهد شد. کادر محاوره ای Show Table برای شما ظاهر می شود. خب حالا جدولی را که می خواهید بر روی آن کوئری را ایجاد کنید، انتخاب کنید. همان طور که در بالا اشاره کردیم ما برای مثال می خواهیم کوئری خود را بر روی جدول مشتری (Customers) ایجاد کنیم.

مراحل ایجاد یک کوئری تک جدولی

مرحله چهارم:

 بعد ار انتخاب جدول موردنظر حالا بر روی گزینه Add کلیک کرده تا کوئری اضافه شود. در نهایت گزینه بر روی Close کلیک کنید.

مرحله پنجم:

 جدولی را که انتخاب کرده بودید به صورت یک جدول کوچک در بخش Object Relationship Pane ظاهر می شود. اکنون در جدول کوچک، فیلدهایی را که می خواهید در جدول وجود داشته باشند را انتخاب کنید. هر فیلدی را که شما انتخاب می کنید به جدول طراحی (Design Grid) در پایین صفحه اضافه می شود.

برای مثال ما می خواهیم کارت های دعوت را به آدرس مشتریانی ارسال کنیم که در محدوده مشخصی زندگی می کنند. پس ما به فیلدهای نام، نام خانوادگی، آدرس، شهر و کدپستی نیاز داریم.

مراحل ایجاد یک کوئری تک جدولی

مر حله ششم:

معیار جستجو (Search Criteria) را در ردیف Criteria تیک بزنید. ممکن است بیش از یک فیلد را به عنوان معیار جستجو انتخاب کنید. وقتی جستجو به صورتی است که چند معیار دارید و نیازی ندارد همه معیارها با هم صدق کنند. می خواهیم مشتریانی را پیدا کنیم که در شهر Raleigh و با کد پستی ۲۷۵۱۳  ساکن هستند. پس کلمه Raleigh را در فیلد شهر (City) و عبارت ۲۷۵۱۳ را در کد پستی (Zip Code) وارد کنید.

 استفاده از علامت گیومه موجب می شود که جستجو به صورتی باشد که فقط موارد کاملاً مطابق (Exact Match) را نمایش دهد.

مراحل ایجاد یک کوئری تک جدولی

مرحله هفتم:

بعد از مشخص کردن معیار، حالا باید کوئری را اجرا کنید. برای انجام این کار بر روی گزینه Run در تب Design کلیک کنید.

مراحل ایجاد یک کوئری تک جدولی

مرحله آخر ایجاد کوئری ساده در مایکروسافت اکسس

نتیجه کوئری در نمای صفحه گسترده (Datasheet View) نماش داده خواهد شد که شبیه یک جدول می باشد. اگر شما قصد داشته باشید که کوئری ایجاد شده را ذخیره کنید تا دفعات بعد نیز بتوانید از آن استفاده کنید، بر روی دستور Save در نوار ابزار دسترسی سریع کلیک کنید. پس از کلیک بر روی Save کادر محاوره ای Save As باز خواهد شد. از شما خواسته می شود که یک نام را برای کوئری انتخاب و وارد کنید. در نهایت نیز برای ذخیره شدن آن بر روی گزینه Ok کنید.

مراحل ایجاد یک کوئری تک جدولی

در این مقاله آموزشی از بخش اکسس در سایت فراز سافت، به آموزش طراحی یک کوئری ساده در مایکروسافت اکسس پرداختیم. به شما آموزش دادیم که چگونه با استفاه از یک جدول یک کوئری ساده را ایجاد کنید. امیدواریم از این آموزش نیز نهایت استفاده را برده باشید. با دیگر آموزش ها و محصولات ما در سایت فراز سافت همراه باشید و سؤالات خود را با ما در میان بگذارید.