آموزش نحوه پیدا کردن رکوردهای تکراری با کوئری در مایکروسافت اکسس

آموزش نحوه پیدا کردن رکوردهای تکراری با کوئری در مایکروسافت اکسس را از فراز سافت بخوانید تا این آموزش را به صورت کامل یاد بگیرید.

اگر با داده های و اطلاعات سر و کار داشته باشید، کیفیت داده ها از اهیمت بسیار زیادی برخورد دار است. یکی از مواردی که باعث کاهش کیفیت داده ها می شود، وجود داده های تکراری است. در مایکروسافت اکسس چند روش برای پیدا کردن داده های تکرای وجود دارد که یکی از این  روش ها پیدا کردن داده های تکراری با کوئری می باشد.

در این مقاله آموزشی به آموزش نحوه پیدا کردن رکوردهای تکراری با کوئری در مایکروسافت اکسس می پردازیم. به شما یاد خواهیم داد که چگونه با استفاده از کوئری ها داده های تکراری را در جداول خود پیدا کنید و اطلاعاتی با بالاترین کیفیت تهیه و آماده سازید. همچنین در این آموزش به معرفی کوئری پارامتر و نحوه کار با آن می پردازیم. پس در ادامه با ما در فراز سافت همراه باشید.

این آموزش نیز برای شما مفید خواهد بود: آموزش نحوه ویرایش و مرتب سازی کوئری در مایکروسافت اکسس

معرفی کوئری برای پیدا کردن مقادیر تکراری

کوئری پیدا کردن مقادیر تکراری (find duplicates query) این امکان را برای شما فراهم می کند تا رکوردهای تکراری را در یک یا چند جدول شناسایی و پیدا کنید. رکورد تکراری به این معنا است که اطلاعات یکسانی برای مثال برای یک شخص در دو رکورد جدول آمده باشد.

همه رکوردهایی که دارای اطلاعات یکسان هستند، تکراری محسوب نمی شوند. برای مثال، ممکن است یک سفارش یکسان در در رکورد تکرار شده اما در دو تاریخ متفاوت و مربوط به سفارش دو شخص متفاوت باشد.

از طرف دیگر همه رکوردهای تکراری دارای اطلاعات کاملاً یکسانی نمی باشند. به عنوان مثال دو رکورد از جدول مشتریان می تواند به یک مشتری یکسان اشاره کند و فقط آدرس مشتری در این دو رکورد متفاوت باشد. در این حالت آن رکورد که آدرس بروز نشده را در خود جای داده است، تکراری محسوب می شود.

چرا شناسایی و حذف رکوردهای تکراری با اهمیت است؟

مثال ذکر شده در بالا مربوط به مشتری را در نظر بگیرید. اگر شما چند رکورد از اطلاعات مشتری را داشته باشید، قادر نخواهید بود سوابق سفارشات مشتری را به خوبی پیگیری کنید. چرا که در هر رکورد از فیلد مشتری یک کد مشتری قرار گرفته است و احتمال دارد که سفارشات مختلف این مشتری به کدهای مختلفی ثبت شده باشد. یا ممکن است که محصول سفارش داده شده را به آدرس اشتباهی بفرستید که در رکورد قدیمی تر به ثبت رسیده است. حذف داده ها و رکوردهای تکراری موجب می شود تا صحت و یکپارچگی داده ها افزایش یابد.

برای شناسایی و حذف رکوردهای تکراری باید چه کاری را انجام دهیم؟

در مایکروسافت اکسس ابزارها و ویژگی هایی وجود دارد که شما می توانید به آسانی رکوردهای تکراری را شناسایی و آن ها را حذف کنید. البته دقت داشته باشید که مایکروسافت اکسس به صورت خودکار رکوردهای تکراری را حذف نمی کند و یا نشان نمی دهد که کدام یک از رکوردها تکراری درست و یا نادرست است. بلکه شما باید این کار را به صورت دستی انجام دهید.

 در ادامه به نحوه پیدا کردن رکوردهای تکراری با استفاده از کوئری می پردازیم پس با ما همراه باشید.

نحوه ایجاد کوئری برای پیدا کردن رکوردهای تکراری

برای ایجاد یک کوئری برای پیدا کردن رکوردهای تکراری باید مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید.

گام اول:

 در نوار ابزار اکسس بر روی تب Create کلیک کنید و به بخش Queries بروید. سپس، بر روی دستور Query Wizard کلیک کنید.

گام دوم:

 کادر محاوره ای New Query برای شما ظاهر خواهد شد. از لیست کوئری های موجود گزینه Find Duplicates Query Wizard را انتخاب کرده و بر روی گزینه Ok کلیک کنید.

گام سوم:

 جدولی را که می خواهید رکوردهای تکراری را پیدا کنید انتخاب کرده و بر روی گزینه Next کلیک کنید. برای مثال ما به دنبال رکوردهای تکراری در جدول مشتریان هستیم.

گام چهارم:

 فیلدهای مورد نطر خود را برای پیدا کردن رکوردهای تکراری انتخاب کنید. برای انجام این کار کار کافی است که فیلد مورد نظر را انتخاب و سپس بر روی فلش سمت راست کلیک کنید. توجه داشته باشید فقط فیلدهایی را انتخاب کنید که در رکوردهای غیر تکراری مقادیر یکسان نخواهند داشت.

برای مثال، ما به دنبال رکوردهای تکراری در جدول مشتریان هستیم. پس فقط فیلد نام و نام خانوادگی را انتخاب می کنیم، چرا که بعید است دو نفر با نام و نام خانوادگی یکسان در لیست مشتریان باشند.

گام پنجم:

 پس از انتخاب فیلدهای مورد نظر بر روی گزینه Next کلیک کنید.

گام ششم:

فیلدهای دیگری که می خواهید در نتایج کوئری نمایش داده شوند را انتخاب کنید. سعی کنید فیلدهایی را انتخاب کنید که برای شناسایی و پیدا کردن رکوردهای تکراری می توانند کمک کنند. همچنین این فیلدها بتوانند نشان دهند که کدام رکورد تکراری باید حذف و کدام یک باید حفظ شود.

برای مثال، ما فیلدهای آدرس و شماره تلفن را انتخاب می کنیم، چرا که یک مشتریان می توانند اطلاعات متفاوتی در این فیلد ها داشته باشند. بعد از انتخاب فیلدهای اضافی بر روی گزینه Next کلیک کنید تا وارد مرحله بعد شوید.

گام هفتم:

در این مرحله مایکروسافت اکسس برای کوئری یک نام را پیشنهاد می دهد، که شما می توانید این نام را تغییر دهید. وقتی که نام مشخص و مورد نظر خود را انتخاب و وارد کردید، بر روی گزینه Finish کلیک کنید تا کوئری ایجاد شود.

گام هشتم:

اگر اکسس رکورد تکراری را در جدول مشتریان پیدا کند، در نتایج کوئری آن را نشان خواهد داد. رکوردهای موجود در نتیجه کوئری را بررسی کنید و هر رکوردی را که صحیح نیست و تکراری است، حذف کنید.

نکاتی برای حذف رکوردهای تکراری

• کوئری یافتن رکوردهای تکراری را ذخیره کنید و هر چند وقت یک بار آن را اجرا کنید.
• به این نکته همیشه توجه داشته باشید که اگر رکوردی تکراری است، حتماً در جداول دیگر، رکوردهای مرتبط به آن را پیدا کنید. برای مثال، اگر در جدول مشتریان متوجه شدید نام یک مشتری دو بار تکرار شده است، یکی از آن ها را حذف کنید و اطلاعات قبلی را اگر در جدول دیگر استفاده شده است، بروز رسانی کنید.
• وقتی که می خواهید رکوردهای تکراری را حذف کنید، مطمئن شوید که هیچ بخشی از اطلاعات مورد نیاز را از دست ندهید. به عنوان مثال، قبل از این که رکوردهای تکراری مشتریان را حذف کنید، رکوردهای موجود در جدول سفارش که مربوط به این مشتری می باشد را نیز اصلاح کنید. در این صورت کد سفارش مشتری با کد مشتری یکسان خواهد شد.

کوئری پارامتری

کوئری پارامتری یکی از ساده ترین و مفیدترین پارامترها می باشد. این کوئری می تواند به راحتی برروز رسانی شود تا عبارت جستجو جدید را در خود جای دهد. وقتی که شما کوئری پارامتری را باز می کنید، اکسس پیغامی را می دهد تا عبارت جستجو را وارد کنید. سپس، بعد از وارد کردن عبارت جستجو نتیجه کوئری را بر اساس آن عبارت نشان خواهد داد.

وقتی که شما کوئری پارامتری را اجرا می کنید، عبارت مورد جستجو از شما درخواست می شود تا آن را وارد کنید. در واقع قبلاً معیار (Criteria) را به صورت ثابت تعیین می شد، اما در کوئری پارامتری معیار متغیر است. یعنی با هر بار اجرا کوئری می توانید مقدار جستجو را تغییر دهید.

برای مثال، فرض کنید در پایگاه داده ها می خواهید کوئری را ایجاد کنید که سفارشات مشتری را در یک تاریخ مشخص نشان دهد. این کار را با ایجاد کوئری پارامتری در فیلد تاریخ سفارش می توان انجام داد. به این ترتیب، هر باری که کوئری پارامتری را ایجاد کنید، پنجره ای همانند تصویر زیر برای شما ظاهر خواهد شد و از شما تاریخ مورد نظر را می خواهد. شما تاریخ مورد نظر را وارد و سپس بر روی گزینه Ok کلیک می کنید. به این ترتیب نتایج مربوط به سفارشات در آن تاریخ نمایش داده می شود.

همچنین بخوانید: آموزش تصویری نحوه ایجاد کوئری از چند جدول در مایکروسافت اکسس

نحوه ایجاد و اجرای کوئری پارامتری

برای ایجاد و اجرای کوئری پارامتر مراحل زیر را به ترتیب دنبال کنید.

مرحله ۱: بر طبق آموزش های داده شده (به سایت فراز سافت مراجعه کنید) یک کوئری را ایجاد کنید.

مرحله ۲: فیلدی را که می خواهید به صورت پارامتری جستجو شود را انتخاب کنید.

مرحله ۳: بر روی رکورد Criteria در فیلد مورد نظر کلیک کنید.

مرحله ۴: عبارتی را که می خواهید وقتی کوئری ایجاد شد نمایش داده شود را وارد کنید. مثلاً این عبارت “تاریخ مورد نظر را وارد کنید”. توجه داشته باشید که باید عبارت مورد نظر را در داخل براکت [ ] قراردهید. به این صورت [?What Data].

مرحله ۵: کوئری را اجرا کنید. برای اجرا کردن کوئری در نوار ابزار اکسس تب Design را انتخاب کرده و سپس بر روس گزینه Run کلیک کنید تا کوئری ایجاد شود. پنجره ای برای شما باز خواهد شد و از شما می خواهد که تاریخ را وارد کنید. در نهایت پس از وارد کردن تاریخ بر روی گزینه Ok کلیک کنید.

نکاتی برای نوشتن پارامترها در کوئری

• اگر می خواهید کوئری پارامتر شما واضح باشد، باید در پیغامی که برای ورود عبارت جستجو به کاربر می دهید، نوع اطلاعاتی که می خواهید بگیرید و فرمت آن باید کاملاً مشخص و دقیق باشد. برای مثال، برای اطمینان از این که کاربران تاریخ را با همان فرمتی که ما در پایگاه داده ذخیره کرده ایم، وارد می کنند، می توانیم در رکورد Criteria و فیلد Data عبارت را به این صورت [What Data? (mm/ dd/ yyyy)] وارد کنید.

• ساده ترین کوئری پارامتری هنگامی می باشد که ما بخواهیم فقط یک عبارت را جستجو کنیم. گاهی اوقات نیاز است که کوئری چند پارامتری را ایجاد کنیم. به این معنا که کاربر می خواهد چند مقدار را برای جستجو وارد کند. در این گونه موارد باید از کوئری های چند پارامتری استفاده کنیم.
• هر تعداد متنی که در داخل براکت وارد می کنید، پارامتر از شما دریافت می شود. برای مثال، فرض کنید که به دنبال سفارشاتی هستیم که در بازه زمانی یعنی از تاریخ X تا تاریخ Y دریافت شده اند. به این ترتیب کوئری ما نیاز به دریافت دو پارامتر تاریخ شروع دوره X و تاریخ پایان دوره Y، دارد. پس عبارتی را که در رکورد Criteria می نویسیم باید دارای دو براکت باشد. بعد اجرا شدن کوئری، دو پیغام برای تاریخ شروع و پایان دوره از کاربر پرسیده می شود.

در این مقاله آموزشی به آموزش نحوه پیدا کردن رکوردهای تکراری با کوئری در مایکروسافت اکسس پرداختیم. به شما یاد دادیم که چگونه با استفاده از کوئری رکوردهای تکراری را در پایگاه داده های خود شناسایی و آن را حذف کنید. همچنین در این آموزش به معرفی کوئری پارامتری و نحوه ایجاد آن پرداختیم. امیداوریم که این آموزش نیز مورد توجه شما واقع شده باشد. با دیگر محصولات و آموزش های ما در فراز سافت همراه باشید.